Sheila Mildre Portugal Adolfo
Maputo,Mozambique
Summary
Results-driven Finance Executive with 13 years of experience in financial administration and compliance. Delivered accurate financial reporting and streamlined processes across diverse projects, ensuring adherence to regulations. Established strong relationships with stakeholders and banking institutions, enhancing operational success. Skilled in budget preparation and strategic planning, driving project outcomes through effective collaboration.
Overview
15
15
years of professional experience
Work History
Executivo Sénior de Administração e Finanças
ICRISAT
10.2023 - Current
- Assegurou precisão e conformidade dos processos, cumprindo prazos de apresentação de relatórios e suportando operações em vários projetos.
- Preparou folhas de pagamento salarial e suas respectivas deducoes para pagamento do IRPS e INSS.
- Conduziu todo processo de comprovativo de pagamento desde a fase inicial do processo de compra até sua fase final.
- Preparou relatórios financeiros mensais, elaborou reconciliações bancárias e apoiou auditorias durante o encerramento do exercício.
- Maintained detailed reports on financial indicators and transactions for accurate tracking.
- Facilitated the invoicing process by preparing and registering invoices accurately.
- Managed the process of tax payments, ensuring timely and accurate submissions.
- Apoiou na identificação e resolução de discrepâncias nas contas a pagar e a receber.
- Gerenciou controlo de fundo de maneio e supervisionou transações bancárias.
- Fortes habilidades com meios de pagamento de sistemas electronico báncario( netplus, carteira movel, emissão de extractos bancário, requisição de cheques).
- Conduziu processos de viagens nacionais, internacionais desde aquisições de bilhetes, carta convites, vistos de fronteira e reservas para hospedagem no hotel.
- Monitorou processos de organização de eventos como reuniões, workshops, visitas de campo.
- Elaborou cartas diversas para parceiros, clientes e cartas de processos báncarios.
- Administrou todo processo de arquivação de documentos administrativos e financeiro da organização ( com
- Pessoal, bancário e outrem).
- Manteve boa comunicação com Instituições bancárias em relacção as contas da organização em termos de pagamentos, sistemas electronicos bancário e actualizações das contas.
- Verified terms of contracts for collaborators and service providers for proper renewal or termination, ensuring compliance with contract clauses.
- Registered all inventory for the organisation and managed its oversight.
- Instituto Internacional de Investigação de Culturas para as Regiões Tropicais Semiáridas focused on advancing research initiatives.
Contabilista Senior
IITA
09.2014 - 12.2023
- Geriu mais de 60 funcionários, supervisionou contratação e treinamento na área financeira para acesso aos programas do Governo sobre histórico de contribuições no INSS e esclarecimento sobre IRPS.
- Led the internal audit process for purchases and advances to field staff regarding justification of cash/travel expenses.
- Verificou a conformidade de informações e documentação com regras financeiras, políticas e procedimentos aplicáveis.
- Auxiliou na preparação de orçamentos de projectos, revisões de documentos de projetos, orçamentos para actividades e despesas -previsões.
- Provided assistance and guidance to team members in financial processes.
- Gerenciamento de projetos no monitoramento dos fundos do projeto, bem como na manutenção do controlo financeiro internos de projetos mediante as codificações de cada Projecto.
- Fazer uma análise do processo de procurement e por sua vez preparar a factura (AP) através de pedidos de Compra (POs), não só como também de todos pagamentos de prestação e serviços do Instituto no sistema Oracle.
- Preparou e processou todos os processos de compra e pagamentos e manteve todos os registos financeiros no diário em sistema Excel e Oracle.
- Conduzindo todo o processo de fecho de conta mensal das actividades do Projecto.
- Conduziu transferências bancárias e elaborou reconciliações mensais de caixa, assegurando precisão nas operações financeiras.
- Managed the working capital fund and conducted weekly and monthly cash reconciliation, reporting to the project manager and office administrator.
- Trabalhou em estreita colaboração com as Unidades de Programas e Finanças (HQ) na preparação da Liquidação Financeira do Escritório e Revisões Orçamentárias para atividades relacionadas ao Projecto.
- Assisted in local procurement activities for project supplies and resources., manutenção e guarda de equipamentos, móveis, veículos e suprimentos para
- Escritório e seus projectos, bem como a manutenção e segurança do escritório instalações.
- Organised and allocated budget codes for financial transactions in accordance with project guidelines.: codificou e classificou requisições de solicitações de pagamento de bens e serviços de acordo com a rúbrica do Projecto em relação
- Tipo de actividade.
- Apoiou na requisição de ajudas de custo para viagens, garantindo conformidade com políticas internas e Taxa das Nações Unidas para viagens nacionais e internacionais.
- Apoiou contabilistas do consórcio (IIAM, CIAT,) para garantir a aplicação dos fundos do projeto bem como auxiliou nos pagamentos de bens e serviços do consórcio como também no processo de reembolso das mesmas de acordo com as políticas do doador.
- Preparou folhas de pagamentos de salários dos colaboradores mensais (e suas deduções de taxas a serem pagas ao Estado) no Excell e no sistema Dynamic.
- Calculou horas extras dos trabalhadores e processou
- Pagamento.
- Calculou indemnizações de fim do contrato, horas extras de acordo com as políticas internas obedecendo também a lei Moçambicana.
- Calculou acumulados de indemnização para cada ano de serviço para trabalhadores com contratos indeterminados.
- Processou faturas no sistema (AP)- Oracle, preparar entradas manuais de diário - usuário Oracle Payables.
- Processou e pagou trabalhadores casuais nos Distritos de Murrupula, Namialo, Muriace na Província de Nampula num total de 105 casuais que ajudaram na preparação dos campos de sementeira do Instituto.
- Elaborou cartas de declaração de rendimentos anual dos colaboradores do Instituto.
- Auxiliou nas Auditorias Internas e Externas no que diz respeito ao exercício de fecho de contas anuais.
- Respondeu aos e-mails do HQ-Financeiro de relatórios de pedidos de esclarecimento das despesas pagas apresentando esclarecimentos e documentação necessária.
- Instituto Internacional de Agricultura Tropical
- Auxiliou nos contratos para liquidação financeira e pagamento e garantiu que todos os documentos comprovativos fossem anexados, sob orientação do Supervisor.
- Assim como zelar pela exatidão e adequação dos tipos de contratos utilizados com cada actividade e garantir que todos os documentos de suporte necessários sejam anexados.
- Managed and facilitated various administrative functions for the project to support team objectives., incluindo apoio logístico ao projeto do pessoal, arranjos de viagem (incluindo solicitação de transações de viagem (TA) no sistema Osra devidamente autorizado pelo supervisor, vistos, hotel reservas, etc.), e providenciou
- Pagamento de toda logística e administração para reuniões, conferências, seminários devidamente autorizados pelo supervisor e que os documentos apresentados estejam em conformidade as normas internas de procurement e devidamente apresentadas.
- Auxiliou no registo de dados pessoais dos colaboradores no sistema-Dynamic (Início e término de contratos, nr.de dependentes, emails etc).
Contabilista Sénior
ACIANA
01.2012 - 12.2014
- Processed payroll and deductions (IRPS and INSS) for timely salary disbursement.
- Conducted monthly bank reconciliations and issued cheques for payment requests of goods and services.
- Preparou e fez lançamentos de pagamentos de bens e serviços no diário de caixa e bancos.
- Emitiu facturas de cobrança aos clientes.
- Managed petty cash fund for small expense payments.
- Led organisation of financial and administrative document filing for improved retrieval efficiency.
- Associação Comercial, Industrial e Agrícola de Nampula
Education
Licenciada em Contabilidade - Habilitações em Auditoria e Técnica Profissional em Contas
Universidade Pedagógica
Nampula, Moçambique01-2017
Curso de contabilidade médio -
Instituto Industrial e Comercial de Nampula
Nampula, Moçambique01-2011
Skills
- Financial systems management
- Financial analysis and cash controls
- Financial reporting
- Budget preparation and control
- Budget analysis
- Cash Flow analysis
- Payroll processing
- Bank reconciliation
- Accounts payable procedures
- VAT calculations
- Audit procedures
- Financial auditing
- ERP (Enterprise Resource Planning) software
- Oracle software
- Controlo interno
- Raciocínio lógico e analítico
- Attention to detail
- Strategic planning
- Process optimization
- Project forecasting and budgeting
- Project planning and coordination
- Project coordination
- Time management
- Deadline management
- Conflict management
- Team management
- Team leadership
- Independent work capability
- Teamwork capability
- Client management
- Stakeholder communication
- Effective communication
- Verbal communication skills
- Written communication skills
- Corporate systems adaptability
- Organisational management
- Quality control implementation
- Internal auditing
- Auditing competencies
- Risk assessment proficiency
- Electronic payment systems
- Cash flow management
- Contabilista detalhista
- Budget preparation
- Financial forecasting
- Audit compliance
- Financial analysis
- Microsoft Excel
- Contract negotiation
- Project testing coordination
- General ledger accounting
- Process optimization
- Internal auditing
- Quality control implementation
- Project testing coordination
Accomplishments
- Foi reconhecida pela gestão de topo que fez com que pudesse substituir a contabilista sénior do IITA a nível de Moçambique por 6 meses para um treinamento. Por ter conduzido com exito a Gestão Financeira neste período foi-lhe atribuida ao cargo de Contabilista Sénior.
- Aconselhou que a forma de pagamento dos salários de sazonais no campo que era feito manualmente, trazia várias perdas e constrangimentos tanto para os trabalhadores como para a instituição (IITA), sugerindo a gestão do topo a optar por meios digitais de pagamento como MPEZA, E-MOLA, INTERNET BANKING.
- Sugeriu a gestão do topo a implementação de um valor base para reposição do fundo de maneio que resultou no melhor controlo e transparência no manuseio das despesas e contagem física do caixa.
- Propôs a gestão do topo que os levantamentos do fundo de maneio no banco fossem feitos com um acompanhante no que resultou num sentimento de segurança por parte do contabilista.
- Fez parte da equipa que sugeriu que no acto de abastecimento de combustível os motoristas fossem acompanhados por um contabilista.
Custom
- Matina Felizardo, Accountant Officer, IITA, +258842560812/862560812, M.Felizardo@cgiar.org
- Sinita Machel, Admin. Officer and H.R, IITA, +258843101869, S.Machel@cgiar.org
- Carlos Malita, Project Manager, Projeto SEMEAR, +258844170176/826811790, C.Malita@cgiar.org
- Natália do Carmo, Secretaria Executiva, ACIANA, +258 84 8191560
- Binaissa Castiano, ICRISAT, +258 866502870
Timeline
Executivo Sénior de Administração e Finanças
ICRISAT
10.2023 - Current
Contabilista Senior
IITA
09.2014 - 12.2023
Contabilista Sénior
ACIANA
01.2012 - 12.2014
Licenciada em Contabilidade - Habilitações em Auditoria e Técnica Profissional em Contas
Universidade Pedagógica
Curso de contabilidade médio -
Instituto Industrial e Comercial de Nampula